Ursaosos Quantyion prowadzi działalność edukacyjną w obszarze oceny jakości żywności. Nasze działania obejmują analizę przechowywanych informacji o osobach korzystających z platformy szkoleniowej i kontaktujących się z naszym zespołem. Ten dokument przedstawia, w jaki sposób zarządzamy materiałami otrzymanymi od uczestników programów oraz osób zainteresowanych naszą ofertą.

Kiedy zapisujesz się na program szkoleniowy lub wysyłasz zapytanie przez formularz kontaktowy, przekazujesz nam różne elementy identyfikujące Twoją osobę oraz sposób komunikacji. Otrzymujemy imię, nazwisko i adres elektroniczny. W przypadku rejestracji na płatne szkolenia pojawia się konieczność podania danych rozliczeniowych — nazwa firmy lub pełne dane osobowe dla celów fakturowania.

• Podstawowe elementy identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres mailowy, numer telefonu
• Informacje rozliczeniowe: dane do faktury, adres siedziby lub zamieszkania dla potrzeb księgowych
• Historia aktywności na platformie: postępy w materiałach szkoleniowych, wyniki testów wiedzy, czas spędzony na poszczególnych modułach
• Treści przesyłane przez uczestników: pytania zadawane instruktorom, projekty przesyłane do oceny, komentarze w sekcjach dyskusyjnych
• Preferencje edukacyjne: wybrane specjalizacje, zainteresowania tematyczne, zgłoszone potrzeby rozwojowe

Platforma rejestruje również sposób korzystania z materiałów — które moduły zostały ukończone, jakie testy rozwiązano, kiedy następowało logowanie. Zbieramy te elementy automatycznie w trakcie Twojej pracy ze szkoleniami online.

Materiały przekazane podczas rejestracji wykorzystujemy przede wszystkim do prowadzenia programów edukacyjnych. Musimy wiedzieć, kto uczestniczy w szkoleniu, żeby przydzielić dostęp do właściwych modułów i monitorować postęp w nauce.

Dane rozliczeniowe służą wyłącznie dokumentowaniu transakcji i wystawianiu faktur zgodnie z wymogami prawa podatkowego. Informacje o aktywności na platformie pozwalają nam dostosowywać tempo nauczania i reagować na trudności, jakie napotykają uczestnicy. Jeśli widzimy, że dany moduł sprawia problem wielu osobom, modyfikujemy materiały lub dodajemy dodatkowe wyjaśnienia.

Adres mailowy wykorzystujemy do komunikacji związanej z przebiegiem szkolenia — przypomnienia o nadchodzących zajęciach online, informacje o nowych materiałach, odpowiedzi na zadane pytania. Wysyłamy także wiadomości organizacyjne dotyczące zmian w harmonogramie lub aktualizacji programu. Jeśli wyrazisz zgodę, otrzymasz również newsletter z artykułami branżowymi i informacjami o nowych programach edukacyjnych.

Zapisując się na program edukacyjny, zawierasz z nami umowę o świadczenie usług szkoleniowych. Realizacja tej umowy wymaga przetwarzania podstawowych danych identyfikacyjnych oraz informacji o postępach w nauce. Bez tych elementów nie jesteśmy w stanie zapewnić dostępu do platformy ani monitorować Twojego rozwoju.

Wystawianie faktur wynika z obowiązków podatkowych nałożonych przez polskie prawo. Musimy gromadzić i przechowywać dokumentację rozliczeniową przez okres określony w przepisach księgowych.

Komunikacja marketingowa dotycząca nowych programów lub materiałów branżowych opiera się na Twojej dobrowolnej zgodzie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania takich wiadomości klikając link rezygnacji w stopce maila lub kontaktując się bezpośrednio z naszym biurem.

Zapisywanie historii aktywności na platformie oraz analizowanie skuteczności materiałów edukacyjnych stanowi nasz uzasadniony interes jako podmiotu prowadzącego działalność szkoleniową. Potrzebujemy tych informacji, żeby stale poprawiać jakość programów i dostosowywać je do potrzeb uczestników.

Platforma edukacyjna działa w oparciu o zewnętrzny system hostingowy zlokalizowany w centrum danych na terenie Polski. Dostawca infrastruktury technicznej ma dostęp do serwerów, na których przechowywane są wszystkie materiały związane z funkcjonowaniem platformy. Zawarta z nim umowa określa zasady bezpieczeństwa i zakazuje wykorzystywania przechowywanych tam danych do własnych celów.

Faktury wystawiamy przez system księgowy obsługiwany przez firmę zewnętrzną specjalizującą się w rozliczeniach dla małych przedsiębiorstw. Przekazujemy jej wyłącznie informacje niezbędne do prawidłowego dokumentowania transakcji — dane nabywcy, kwoty, opisy usług.

Wiadomości mailowe wysyłamy poprzez profesjonalnego dostawcę usług email marketingowych. Narzędzie to przetwarza adresy elektroniczne uczestników oraz treści wysyłanych komunikatów. Umowa z tym podmiotem zawiera standardowe klauzule ochronne wymagane przez europejskie przepisy o ochronie danych osobowych.

Płatności za programy edukacyjne realizowane są przez bramkę płatniczą współpracującą z polskimi bankami. Nie przechowujemy danych kart płatniczych na własnych serwerach — wszystkie wrażliwe informacje finansowe pozostają w systemach operatora płatności, który posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa.

Jeśli zostaniemy zobowiązani nakazem sądowym lub decyzją organu administracyjnego do udostępnienia określonych informacji, wykonamy taki obowiązek w minimalnym zakresie wymaganym przez prawo.

Czas, przez który pozostają u nas różne kategorie materiałów, zależy od ich charakteru i podstawy prawnej przetwarzania.

Po upływie określonych okresów materiały są trwale usuwane z naszych systemów. W przypadku dokumentacji księgowej po upływie obowiązkowego okresu przechowywania następuje jej archiwizacja w formie uniemożliwiającej identyfikację konkretnych osób, a następnie zniszczenie.

Jeśli zakończysz program i nie będziesz korzystać z platformy przez 12 miesięcy, otrzymasz wiadomość z informacją o planowanym usunięciu konta. Będziesz mieć 30 dni na zareagowanie, jeśli chcesz zachować dostęp do materiałów edukacyjnych.

Dostęp do platformy zabezpieczony jest szyfrowaniem SSL podczas transmisji między Twoją przeglądarką a naszymi serwerami. Wszystkie połączenia odbywają się przez protokół HTTPS zapewniający, że przesyłane informacje nie mogą być przechwycone przez osoby trzecie.

Serwery platformy chronione są systemami zapory ogniowej i mechanizmami wykrywania prób nieautoryzowanego dostępu. Regularnie instalujemy aktualizacje bezpieczeństwa oprogramowania serwerowego.

Hasła uczestników przechowujemy w formie zaszyfrowanej jednokierunkowym algorytmem hashującym. Nawet administratorzy systemu nie mają możliwości odczytania oryginalnych haseł — podczas logowania następuje porównanie zaszyfrowanych wartości.

Kopie zapasowe danych wykonywane są codziennie i przechowywane w odrębnej, geograficznie odległej lokalizacji. Pozwala to na odtworzenie informacji w przypadku awarii technicznej lub innego zdarzenia powodującego utratę danych.

Zespół mający dostęp do baz danych platformy składa się z trzech osób technicznych i jest objęty umowami o poufności. Każda operacja wykonywana przez administratorów jest rejestrowana w logach systemowych.

Mimo stosowanych zabezpieczeń żaden system informatyczny nie jest całkowicie odporny na ataki. W przypadku wykrycia naruszenia bezpieczeństwa, które mogłoby wpłynąć na Twoje dane, zostaniesz niezwłocznie poinformowany o zdarzeniu i podjętych działaniach naprawczych.

Przepisy o ochronie danych osobowych przyznają szereg uprawnień wobec podmiotów gromadzących informacje o obywatelach. Możesz z nich skorzystać kontaktując się z naszym biurem.

• Dostęp do przechowywanych informacji — na Twoje żądanie udostępnimy kompletny wykaz wszystkich elementów, które o Tobie posiadamy, wraz z informacją o celach i podstawach prawnych ich przetwarzania. Odpowiedź otrzymasz w ciągu miesiąca od zgłoszenia.
• Sprostowanie nieprawidłowych danych — jeśli zauważysz błędy w swoim profilu lub fakturach, możesz zażądać ich poprawienia. Podstawowe informacje jak imię, nazwisko czy adres mailowy możesz zmienić samodzielnie w ustawieniach konta.
• Usunięcie danych — po zakończeniu programu edukacyjnego i upływie okresu, w którym możemy potrzebować dostępu do Twojej historii (np. w razie reklamacji usług), możesz zażądać całkowitego usunięcia konta i wszystkich związanych z nim materiałów. Wyjątek stanowią dokumenty księgowe, które musimy zachować przez okres określony prawem podatkowym.
• Ograniczenie przetwarzania — w określonych sytuacjach możesz zażądać, żebyśmy nie wykonywali żadnych operacji na Twoich danych poza ich przechowywaniem. Ma to sens np. gdy kwestionujesz prawidłowość informacji i chcesz, żebyśmy wstrzymali ich wykorzystywanie do czasu wyjaśnienia sprawy.
• Przeniesienie danych — informacje, które nam przekazałeś na podstawie umowy lub zgody, możesz otrzymać w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Pozwala to przenieść historię swojej aktywności edukacyjnej do innego systemu.
• Sprzeciw wobec przetwarzania — jeśli przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. analizując skuteczność programów edukacyjnych), możesz zgłosić sprzeciw wobec takich działań. Ocenimy wtedy, czy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie, które przeważają nad Twoimi interesami.
• Cofnięcie zgody — w każdej chwili możesz wycofać zgodę na otrzymywanie newslettera lub inne działania marketingowe. Nie wpływa to na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień, wyślij wiadomość na adres contact@trendinsighthub.sbs z opisem swojego żądania. W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji identyfikujących Twoje konto w systemie.

Jeśli uznasz, że naruszyliśmy przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt z organem nadzorczym dostępny jest na stronie uodo.gov.pl.

Platforma edukacyjna analizuje Twoje postępy w nauce, żeby rekomendować kolejne moduły lub wskazywać obszary wymagające dodatkowej pracy. Te sugestie generowane są automatycznie na podstawie wyników testów i czasu spędzonego na poszczególnych materiałach. Zawsze jednak masz pełną swobodę wyboru — możesz zignorować rekomendacje systemu i samodzielnie decydować o kolejności nauki.

Nie stosujemy zautomatyzowanych mechanizmów podejmowania wiążących decyzji wobec uczestników programów. Wszystkie istotne kwestie, takie jak akceptacja na szkolenie, ocena projektów końcowych czy przyznanie certyfikatu, są rozpatrywane przez instruktorów i zespół koordynujący.

Ten dokument może być modyfikowany, gdy zmienimy sposób działania platformy, dodamy nowe funkcje albo gdy zostaną wprowadzone nowe przepisy prawne wymagające dostosowania naszych praktyk. O istotnych zmianach poinformujemy uczestników programów mailowo oraz przez komunikat wyświetlany po zalogowaniu do platformy.

Zawsze znajdziesz aktualną wersję tego dokumentu pod adresem trendinsighthub.sbs/privacy-statement.html. Data ostatniej aktualizacji widoczna jest na początku strony.